電話のマナー

1、電話応対のテクニック

①目的

電話を通じて、キーブリッジ通信は礼儀正しく、暖かく、情熱的で、効率的な会社だという印象を残しました。

私たちは電話に出る時、会社のイメージを代表して親切にすべきです。

②左手に受話器を持ち、右手にペンを持つ

ほとんどの人は右手で受話器を持ち上げるのに慣れていますが、お客さんと電話のやり取りをする時に必要な文字記録が必要になります。

字を書く時には、受話器を肩に挟むのが普通です。そうすると、電話が挟まれて落ちてきて、耳障りな音がして、お客様に不快感を与えます。

このような不具合を解消するためには、左手で受話器を持ち、右手で字を書いたり、パソコンを操作したりすることを提唱します。

③電話が三回鳴ったら、電話に出ます。

④声や表情に注意する

あなたの話ははっきりしていて、マイクに向かって正確に発音しなければなりません。

電話をかけるときは、大きな声でなく、普通の声で話してください。できるだけ親切で友好的な口調で話してください。

あなたの表情を調整するべきです。

あなたの笑顔は電話で伝えられます。

「ありがとうございます」「何かお手伝いがありますか？」

どういたしまして

⑤正しい姿勢を保つ

電話を受ける時は常に正しい姿勢を保つべきです。

一般的に、人の体が少し沈下して、丹田が圧迫を受けると丹田の声が出せなくなります。大部分の人が話しているのは胸腔です。このように口が乾燥しやすく、丹田の声を使えば、音が磁気的になるだけでなく、喉を傷つけないです。

そのため、端座の姿勢を維持して、特にデスクトップのへりで伏せないでください、このように音を自然に、なめらかで人を引き付けることができます。

また、笑顔でいることで、着信者にも喜びを感じることができます。

⑥着信ポイントを復唱する

電話の応対が終わる前に、もう一回の着信の要点を忘れないでください。記録ミスや偏差による誤解を防止して、仕事全体の効率を高めます。

例えば、面会時間、場所、連絡電話、区域番号などの各方面の情報を照合・審査し、誤りをできるだけ避けるべきです。

⑦最後にお礼を言う

最後のお礼も基本的なマナーです。

来訪者はお客様です。お客様を大切にして、電話のお客さんが直接直面しないから、相手にしなくてもいいと考えてはいけません。

実際、お客様は会社の衣食両親で、会社の成長と収益の増加はお客様との付き合いと密接に関係しています。

だから、社員はお客さんに感謝して、お礼と祝福をします。

⑧お客様に先取りさせる

製造業にしても、サービス業にしても、電話や電話に出る時には、お客様に先に電話をしてもらうことを忘れないといけません。

いったん電話を切ると、相手は必ず「カチッ」という音を聞くので、お客様に不快感を与えます。

ですから、電話が終わる前に、お客さんに先に電話をしてもらうべきです。

⑨電話中であったり、来客にあったりする場合は、原則として来客を先に接待し、その場合は速やかに相手に謝罪し、許可を得て電話を切ること。

しかし、電話の内容が重要で、すぐに電話を切ってはいけない場合は、訪問したお客さんに少し待ってくださいと伝えて、引き続き通話します。

2、電話の取り次ぎの流れ

外線電話を受けるときは、以下の流れに従います。

①次の文を使います。「こんにちは、鍵橋通信です。」

②異なる着信者は、ある人への乗り換えを要求する場合があります。

管理者や上司を探す電話は、まず関連秘書やアシスタントにまわさなければなりません。

このように管理者や指導者は、どうでもいい電話に邪魔されないようにします。

③もし着信者がある役職を引き継ぐことを要求したら、「あなた方の人的資源総監督に電話してもらえますか？」

彼のオフィスに回してあげます。

そして、私たちは電話を関連秘書のところに回してみます。

④電話者が探している人の名前を言ったら、「少々お待ちください。彼のオフィスに回してあげます。」

そして、電話を関連秘書に転送しようとします。

秘書の電話が話し中だったり、秘書が見つからなかったりしたら、「すみません、**さんは電話中です。待ってもらえますか？」

相手が「はい」と答えたら、電話者の電話を保留して保留してください。しかし、1分前になると、電話者に確認してから待ち続ける必要があります。

XXさんの電話はまだ話し中です。まだ待つ必要がありますか？

「いいえ」と答えたら、必ず「何か伝言がありますか？」

⑤関係者が今オフィスにいないと知っているなら、「すみません、**さんはしばらく事務室にいません。何か伝言がありますか？」

あるいは「すみません、○○さんは香港に出張していますが、何か伝言がありますか？」というように、相手の動機や目的が分からない時に、勝手に伝言しないようにしてください。また、許可なしに受話者の行方を指定したり、受話者の携帯電話番号や家庭電話番号を受話者に教えてはいけません。

⑥着信者が具体的な誰かと通話したくない場合、または誰かと通話したい場合は、必ず「何か手伝いがありますか？」

彼との会話を通じて着信者の目的を知る。

クレーム電話なら、よく聞いて助けてくれる人を探してください。でも、電話を直接会社のリーダーに回してはいけません。

一般的なセールス電話なら、「すみません、xxさんは香港に行きました。彼の秘書はしばらく連絡が取れません。何か伝えたいことがありますか？」

⑦電話者が番号を間違えたら、「すみません、間違えましたか？

ここは鍵橋通信です」。

必要があれば、電話者に「ここの番号は25233です。」

⑧一回の通話が長くかかって、他の電話が入ってきたら、「すみません、ちょっと待ってください。他の電話に出てもらえますか？」

⑨電話を取り次ぐとき、知っているなら、上司や秘書の着信者の名前を教えてください。

四、社内の礼儀と秩序

1、席を外して外出する

フロントスタッフの特殊性によって、席を離れるには時間がかかりすぎてはいけません。普通は10分を超えてはいけません。

特別な理由で外出する場合は、代理人を探して、電話の応対方法などをきちんと伝えるべきです。

2、勤務時間厳守

フロント係は勤務時間を厳しく守るべきです。

普通なら、5-10分前に着かなければなりません。午後の退勤は20-30分遅らせるべきです。

3、雑談と会話

雑談と雑談を区別しなければならない。

フロントの人はできるだけ長時間のプライベート電話の通話は避けなければなりません。

フロントで他の同僚と雑談する場面もあるべきではない。

4、会社の制度を守る

5、職業道徳について～～